¿Qué es el Certificado de Ingresos y Retenciones?
El Certificado de Ingresos y Retenciones es un documento que refleja la información de los pagos y retenciones realizados por el empleador a un trabajador durante un año fiscal. Este certificado es esencial para la declaración de renta y para verificar los ingresos y retenciones practicadas durante el período fiscal correspondiente.
¿Para qué es Necesario el Certificado de Ingresos y Retenciones?
Este certificado es fundamental para:
- Declaración de Renta: Sustituye la declaración de renta para empleados que no están obligados a declarar, siempre y cuando cumplan con los requisitos.
- Solicitudes de Crédito y Financiamiento: Valida los ingresos de un empleado ante entidades financieras.
- Trámites Legales y Administrativos: Necesario para diversos trámites donde se requiere verificar los ingresos del empleado.
Información Contenida en el Certificado
El certificado incluye:
- Año gravable y ciudad donde se consignó la retención
- Apellidos y nombres del asalariado
- Cédula o NIT del asalariado
- Nombre o razón social del agente retenedor
- Cédula o NIT del agente retenedor
- Dirección del agente retenedor
- Valor de los pagos o abonos efectuados a favor del asalariado
- Concepto de los pagos y monto de las retenciones practicadas
- Firma del pagador o agente retenedor
Requisitos para Solicitar el Certificado
Para solicitar el Certificado de Ingresos y Retenciones, el empleado debe:
- Contactar al Empleador: Solicitar el certificado al empleador o entidad donde trabajó durante el año fiscal anterior.
- Verificar Datos Personales: Asegurarse de que los datos personales y laborales estén correctos en el sistema del empleador.
Procedimiento en Línea
- Acceder al Sitio Web de la Empresa o la DIAN: Algunas empresas permiten la descarga del certificado desde su portal web. También puedes verificar la información en la DIAN.
- Iniciar Sesión: Si el empleador tiene un sistema en línea, regístrate o inicia sesión con tus datos personales.
- Solicitar y Descargar el Certificado: Sigue las instrucciones para solicitar y descargar el certificado en formato PDF.
Procedimiento Presencial
- Solicitar el Certificado al Empleador: Contacta directamente al departamento de recursos humanos o al responsable de nómina.
- Proporcionar Información Necesaria: Asegúrate de proporcionar toda la información requerida para generar el certificado.
- Recibir el Certificado: El empleador debe entregarte el certificado debidamente firmado y diligenciado.
Costo del Certificado
El certificado de ingresos y retenciones es gratuito y debe ser proporcionado por el empleador sin costo alguno para el empleado.
Vigencia del Certificado
El certificado de ingresos y retenciones se emite anualmente y debe conservarse por un período mínimo de 5 años. Es recomendable solicitarlo cada año antes del 31 de marzo, fecha límite para su entrega por parte del empleador.
Corrección de Errores en el Certificado
Si encuentras errores en el certificado, sigue estos pasos:
- Revisión Inicial: Verifica los datos incorrectos en el certificado.
- Contactar al Empleador: Solicita la corrección al departamento de recursos humanos o al responsable de nómina.
- Recolección de Documentación: Proporciona la documentación que respalde la corrección.
- Proceso de Corrección: El empleador debe realizar las correcciones y emitir un nuevo certificado corregido.
Sanciones por No Entregar el Certificado
El empleador que no entregue el certificado dentro del plazo establecido puede ser sancionado con una multa del 5% del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos
Contacto y Soporte
Para cualquier consulta o soporte relacionado con la obtención del Certificado de Ingresos y Retenciones, puedes contactar a la DIAN o a tu empleador:
- DIAN: www.dian.gov.co
- Teléfono DIAN: +57 (601) 307 8064
Consejos Adicionales
- Solicita el Certificado con Anticipación: Asegúrate de solicitar el certificado con tiempo suficiente para evitar problemas al presentar la declaración de renta.
- Revisa la Información: Verifica que todos los datos en el certificado sean correctos y completos.
- Guarda el Certificado en un Lugar Seguro: Conserva el certificado en un lugar seguro y realiza copias digitales para evitar pérdidas.